4 maneiras de melhorar sua agenda de produtividade

Nós adoramos dizer “tempo é tudo”, mas geralmente não agimos conforme o ditado. Um exemplo disso é que as livrarias estão cheias de livros de “Como fazer…” mas não de “Quando fazer…”.

Vamos descobrir que o tempo pode ser tudo mesmo. E geralmente nós entendemos errados. Por sorte, o autor Dan Pink vem para tentar trazer uma ajuda. O livro dele “When: The Scientific Secrets of Perfect Timing” (Quando: O segredo científico da hora perfeita, em livre tradução) é carregado de informação para escolhermos a melhor hora para fazer basicamente tudo, incluindo o melhor momento para se casar. (Entre 25 e 32 anos.) E se você já é casado, tente ser o mais legal possível entre março e agosto – é quando a maioria dos divórcios acontecem.

Você já teve que dar boas e más notícias a alguém? O autor revela que você deve sempre dar a má notícia antes da boa notícia:

“Vários estudos ao longo de décadas comprovaram que a maioria das pessoas preferem começar uma notícia negativa do que o contrário.”

Nesse texto não vai ser possível cobrir todas as ideias do livro de Dan, mas vamos tentar trazer um pouco do que é mais efetivo para o dia-a-dia.

1. Não pense emocionalmente durante a manhã

Tudo que precisa de atenção racional e analítica deve ser feito logo cedo na manhã. É um achado importante baseado em vários estudos. Os pesquisadores acharam resultados  que levam a crer que as decisões importantes devem ser tomadas na manhã. Sabe o que mais os pesquisadores identificaram? Que geralmente perdemos nossa “hora de ouro” com email e facebook. Errado. As manhãs são para você lidar com as tarefas mais importantes do dia.

2. Tardes são de preguiça – mas inspiradoras

Um estudo mostrou que às 14h55 é o horário mais improdutivo do dia. Os pesquisadores dizem que as manhãs são “o pico” e as tardes são “de passagem” para as tarefas diárias. Você até deve estar pensando o quanto isso impacta negativamente no seu trabalho. Mas calma, ainda não.

Pense como isso afeta o trabalho das outras pessoas. Eu, por exemplo, não irei mais ao médico no horário da tarde pelo resto da vida.

 

O número de estudos que mostram o quanto estúpidos e menos em controle estamos durante as tardes é avassalador. O número 1 nas estatísticas de acidentes de carro relacionados a dormir no volante é, sem surpresas, tarde da noite, quando as pessoas estão exaustas. Mas vocês sabem qual é o número 2? Não é no horário de pico do trânsito na manhã ou final do dia e sim entre 14h e 16h. Em todo o mundo.

Então, você deve usar a tarde para fazer planos e organizar suas tarefas para que sejam executadas na manhã seguinte.

3. Se adapte

Se você é daqueles que madrugam e gostam de fazer tudo a noite, pegue tudo o que foi dito aqui e faça ao contrário. Os que tem pico de adrenalina na manhã, enfrentam a tarde e se recuperam a noite. Para os madrugadores, recuperem-se na manhã, enfrentem a tarde e tenham seu pico a noite.

Se você é um madrugador, planeje tarefas criativas para a manhã e pensamentos críticos e analíticos para as tardes. E não dirija para lugar nenhum até as 14h.

 

4. Dois tipos de pausa

Se você é um madrugador e tem uma apresentação às 09h, ou se você não e tem um compromisso às 14h55, o minuto do juízo final da produtividade, estes são os momentos que você precisa chamar a “pausa da vigilância”, como explica o autor, “…pequenas pausas antes de encontros de grande importância para rever ideias e se controlar contra o erro.”

Pare o que você está fazendo. Não prossiga adiante se o seu cérebro está preguiçoso. Pare um monento par rever tudo o que precisa ser feito e como ser feito. Se você preparou uma checklist no pico da produtividade, esse é o momento para usar.

 

Agora, se a “pausa da vigilância” é boa para suas defesas contra os erros, a “pausa restauradora” serve para você recarregar e melhorar a performance. Qual é a melhor “pausa restauradora”? Combinando estudos feitos, o autor recomenda “uma pequena caminhada na rua com um amigo para discutir qualquer outra coisa exceto trabalho.” Outro estudo mostra que os mais alto performistas geralmente trabalham 52 e descansam 17 minutos.

Eu sei, eu sei: Talvez essa seja uma realidade diferente da sua. Nesse caso você pode tentar maximizar a sua “pausa restauradora” na melhor oportunidade para todos – almoço. Esse momento pode ser um grande alavancador se for feito corretamente.

Você pode começar a implementar essas dicas amanhã, mas estudos mostram que geralmente começamos novos planos em determinados momentos para que fiquem marcantes. Esses são momentos naturais no calendário de cada um. Ache o seu e avante.


Artigo original: http://theweek.com/articles/750812/4-ways-hack-schedule-optimal-productivity